Ontdek onze diensten

Behoefteanalyse

• Bepalen behoefte — vaststellen wat de organisatie precies nodig heeft.

• Marktverkenning — inzicht krijgen in beschikbare oplossingen en marktcapaciteit.

• Eisen formuleren — voorlopige eisen, wensen en randvoorwaarden bepalen.

• Risico’s — belangrijkste risico’s identificeren en meenemen in de aanpak.

Procedurekeuze

• Drempelwaarden — checken of de opdracht Europees of nationaal moet worden aanbesteed.

• Procedure selecteren — kiezen van de passende procedure (openbaar, niet‑openbaar, onderhandse, etc.).

• Motivering — onderbouwen waarom deze procedure proportioneel en passend is.

• Planning — globale tijdslijn en interne besluitvorming vastleggen.

Bestekken en aanbestedingsdocumenten

• Opstellen lastenboek — definitieve beschrijving van de opdracht, technische bepalingen, uitvoeringsmodaliteiten en administratieve clausules volgens KB Plaatsing.

• Selectiecriteria — vastleggen van minimumeisen rond financiële draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsgeschiktheid.

• Gunningscriteria — bepalen van EMVI‑criteria (prijs, kwaliteit, duurzaamheid, total cost of ownership) conform Belgische proportionaliteitsregels.

• Uitsluitingsgronden — opnemen van verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden zoals voorzien in de Wet Overheidsopdrachten.

• Contractuele bepalingen — integreren van bepalingen uit het KB Uitvoering: boetes, borgtocht, termijnen, oplevering, garanties.

• Inschrijvingsmodaliteiten — instructies voor indiening via e‑Procurement, plaatsbezoek, vormvereisten, deadlines en verplichte documenten.

• Vragenronde en verduidelijkingen — organiseren van de Nota van Inlichtingen volgens Belgische regels rond transparantie en gelijke behandeling.

• Publicatie — publiceren op e‑Notification (nationaal) en eventueel op TED (Europees), afhankelijk van drempelwaarden.

Begeleiding van de procedure

• Planning en opvolging — bewaken van deadlines, mijlpalen en publicatiemomenten via e‑Procurement.

• Communicatie met inschrijvers — zorgen voor transparante, gelijke en tijdige communicatie tijdens de volledige procedure.

• Organisatie plaatsbezoek — plannen en begeleiden van het plaatsbezoek, inclusief veiligheidsinstructies, rondleiding en documentatie.

• Verslaggeving plaatsbezoek — opstellen van een neutraal verslag dat voor alle inschrijvers beschikbaar wordt gesteld.

• Beheer vragenronde — verzamelen, beantwoorden en publiceren van vragen via de Nota van Inlichtingen, conform transparantie‑ en gelijkheidsbeginsel.

• Verduidelijkingen en aanvullingen — verwerken van noodzakelijke verduidelijkingen in het lastenboek zonder de opdracht wezenlijk te wijzigen.

• Monitoring inschrijvingen — opvolgen van ingediende offertes, technische problemen en tijdige indiening via e‑Tendering.

• Interne afstemming — coördinatie met aankoopdienst, technische experts en besluitvormers tijdens de procedure.

Beoordeling en gunning

• Opening offertes — formele opening via e‑Tendering, controle op tijdige en geldige indiening.

• Administratieve controle — nagaan of alle verplichte documenten, verklaringen en attesten aanwezig zijn.

• Toetsing uitsluitingsgronden — controleren of inschrijvers voldoen aan wettelijke voorwaarden (Wet OO 2016).

• Beoordeling selectiecriteria — evalueren van financiële draagkracht, technische bekwaamheid en referenties.

• Analyse gunningscriteria — beoordelen van prijs, kwaliteit, duurzaamheid, methodologie of andere EMVI‑criteria.

• Objectieve scorevorming — berekenen van scores volgens vooraf vastgelegde beoordelingsmethodiek.

• Motiveringsverslag — opstellen van het gemotiveerd gunningsbesluit conform KB Plaatsing.

• Standstill-periode — naleven van de wachttermijn zodat inschrijvers beroep kunnen overwegen.

• Definitieve gunning — formeel gunnen, contract toewijzen en publiceren via e‑Notification.

• Contractondertekening — afronden van de procedure met ondertekening en start van uitvoering.